Toplum

Robotik Süreç Otomasyonu 2 – Sürdürülebilir Sanal İşgücü İçin Adımlar

Sanal İşgücü

Sanal işgücünü (Virtual Workforce) sanal robotların bir araya gelerek oluşturdukları iş gücü olarak tanımlayabiliriz. Robotik Süreç Otomasyonu devreye alınırken robotların bir araya geldiğinde birçok işlemi yapabildiğini böylelikle karşınıza sayıca az ama çok etkin bir işgücünün ortaya çıkacağını unutmamak gerekir. Dolayısı ile RSO’yu devreye almaktan çok sürdürülebilir sanal iş gücü yönetimini oluşturmaya odaklanmak çok daha önemlidir. Sürdürülebilir ve geliştirilebilir sanal iş gücü için önemli gördüğüm adımları açıklamaya çalışacağım.

Performans Yönetimi

(Utilization): Robotlar insanlardan daha hızlı bir şekilde işlemleri yerine getirebilecek olsa da robotların performansını takip etmek de önemlidir. RSO araçlarının bir çoğunda robotun kapasite kullanım (utilization) oranı takibinin yapılabildiği arayüzler bulunmaktadır. Robotların verimlilik takibi yapılarak iş süreçlerinin iyileştirilmesi sağlanabilir.

 Organizasyon

Sürdürülebilir bir iş gücü için kurum içerisindeki yapılanmanın doğru ve etkin olması fayda sağlayacaktır. İşlemleri robotlar yapacak olsa da robotları eğitecek ve hata yaptıklarında yol gösterecek ekipler olmalıdır. Eğitim için süreçlerin iyi çizilmiş olması ve düşük seviye kodlama bilgisi yeterli olacaktır. Hatanın ise iki türü olabilir. Birincisi robotun kullandığı sistemde anlık hata olabilir. Örneğin; bir web sayfasından veri alınacaktan sayfanın bulunamaması gibi anlık bir hata olabilir. Bu gibi durumların yönetilebilmesi için organizasyonda bir istisna yönetimi akışı oluşturulmalıdır. İkinci hata türü ise robotun kullandığı sistemlerde yapılan değişiklikler sonucu robotun yeni süreci anlayamamasıdır, bir değişiklik yönetimi ihtiyacı olacaktır.

  1. İstisna Yönetimi (Incedent Management): Anlık hataların çözümü için hata çıktıktan sonra hızlı düzeltme gerekir.
  2. Değişim Yönetimi (Change Management): Süreç ve ekran değişikliklerinin RPA’ya hata oluşmadan önce adapte edilmesi gerekir. Proaktif yaklaşım..
  3. Mükemmeliyet Merkezi (Center of Excellence): RPA’ ye alınacak süreçlerin tespit edilmesi, kodlamanın gerçekleştirilmesi, istisna ve değişim yönetiminin sağlanması işlerine bütüncül olarak bakabilecek bir mükemmeliyet merkezini oluşturmak sağlıklı olacaktır. Çünkü RPA’daki süreçlerin artması ile karmaşıklık artacaktır. Mükemmeliyet merkezini bekleyen 3 ilave konu da;
    1. Hata durumunda alınacak aksiyon haritası: İstisna ya da değişim yönetimi durumlarında karşılaşılan hataların çözülemediği durumlarda ilgili iş birimleri ve ilgili kişilerin belirlenmesi.
    2. Dokümantasyon Yönetimi: Süreçlerin RPA’ ya adapte edilmesi ve sonrasındaki değişikliklerin iyi dokümante edilmesi gerekir.
    3. Kurtarma Yönetimi: Olası kaotik hata durumlarında RPA’ da ki süreçlerin birbirlerine göre kurtarılma önceliklerini belirlemek ve gerekli aksiyonları almak gerekir.

Süreçler

Yapılandırılmış süreçler RPA için olmazsa olmazdır. Her süreci ele alırken öncelikle sürecin iyileştirilebilecek alanları var mı belirlenip standartlaştırılmalı, sonrasında seviyelendirilmesi, yapılacak verimlilik analizinden sonra RPA’ ya alınmasına karar verilirse süreçler arasında önceliklendirme yapılması gerekir.

  1. Standartlaştırma: RPA’ nın işleyebilmesi için süreçlerin standartlaştırılması ve iyileştirilmesi gerekir.
  2. Seviyelendirme: Süreçlerin öncelikle “seviyelendirme” yapılması gerekir. Süreçte kaç adım var, kaçı dijital gibi. Bu seviyelendirme neticesinde bazı süreçleri RPA bünyesine almanın mantıklı olmayacağı açıktır. Danışman firmalarının üçlü seviyelendirme yapısı kullandığını duymuştum. Seviye 1: 0-9 adımlık süreç, seviye 2: 10-18 ve seviye 3: 18+ adım olarak tanımlamışlar. Üçüncü seviye süreç için yorumları “Bu işi RPA’ ye almak yerine süreci öncelikle iyileştirmek gerekir” olmuştu.
  3. Verimlilik Analizi: Her süreç için RPA almadan önce ve alındıktan sonra sağlayacağı faydayı hesaplamak gerekir. Analizde işgücü verimliliğine dikkat edilebileceği gibi yasal zorunluluklar, zaman kısıtlarına uyum, yazılım geliştirme sürecinin alacağı zaman gibi kriterlere göre puanlama yapılıp analiz sonucunu buna göre değerlendirmek daha objektif olabilir.
  4. Önceliklendirme: Verimlilik analizine göre aynı bilgi teknolojilerindeki yazılım geliştirme süreci gibi RPA’ ya alınacak süreçler için de bir talep ve önceliklendirme sıralaması yapmak sağlıklı olacaktır. Çünkü kurum içerisinde birçok birimin RPA’ ya alınabilecek süreçleri olacaktır. İş birimi taleplerini ve RPA kaynaklarını etkin kullanabilmek için önceliklendirme şarttır.

Teknoloji 

Kullanılacak RPA aracı için Gartner’da incelediğim bir makalede 28 üründen bahsedilmekteydi. Bunların hemen hepsi yeni kurulan ve henüz büyük teknoloji devleri tarafından satın alınmamış firmalar. Bazılarında global stratejik partnerlikler ön plana çıkıyor. Teknolojinin yeniliği ve daha da gelişeceği düşünüldüğünde önümüzdeki yıllarda yeni ürünlerle karşılaşacağımız kesin. Ürünler içerisinde ön plana çıkanlar Blueprism (Earnst & Young ile Platin ortak), Automation Anywhere (IBM ile stratejik partner), UiPath ve Thoughtonomy (Blueprism altyapısını kullanan bulut çözüm).

Risk Yönetimi

Robotlar birçok farklı fonksiyonda iş yapabileceği için görevler ayrılığı gibi ilkelerin uygulandığı sektörlerde risk tarafını da ayrı bir düşünmek gerekir. Kurumunuzda hukuk, mevzuat, uyum, risk, denetim veya regülasyon gibi birimler varsa görüşlerini almak sürdürülebilir büyüme için fayda sağlayacaktır.

Robotik Süreç Otomasyonu konusu için dört yazılık bir seri düşünmüştüm, sonraki iki yazıda RPA’ in getirdiklerini ve götürdüklerini yazmaya çalışacağım. Serinin ilk yazısına aşağıdaki linkten erişebilirsiniz.

Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

%d blogcu bunu beğendi: